インボイス、電子帳簿保存法への対応方法です。
備品購入について
・備品をネットで発注する場合
※当面、発注者を固定してください。
運用がわかりにくいので、初期は少人数で対応し、覚えたら順次展開する
（以下固定した発注者を「発注担当者」と記載）
【発注担当者以外の方が行うこと】
[購入が必要となった場合]
・必要なものが発生した場合、発注担当者へ購入を依頼する
・納品されたら発注担当者より商品を受け取る
[商品到着時の受け取りをした方]
・経費から支払いをする。（代引き等）
・現金出納帳への入力を行う（今までと同じ入力項目）
・発注担当者へ領収書と商品を渡す
※必ず発注担当者へ渡す。（手渡し、または誰かに依頼して必ず担当者へ渡るようにする、または置き場所を固定してメモを置くするなど）
もし不在で商品が必要な場合、開梱し、中の書類と領収書を発注担当者へ渡す
中の書類、送り状など捨てないこと（納品書など一式）
【メールを見る方】
・発注した後、注文に関する様々なメールが届きます。
気が付いた方は発注担当者へ連絡する
※伊那、諏訪の場合、どちらで発注しているかわからないので確認が必要になります。
「注文履歴伊那」、「注文履歴諏訪」へ移動する（どちらの店舗かわかればメールを見た方、わからなければ発注担当者へ依頼）
飯田は注文履歴へ移動する
※インボイスのダウンロード等に必要となる場合があります。このメールがキーとなる場合がありますので注意してください。※メールを開くと既読になってしまいます。見落としにつながるので読んだ方は「未読」にして発注担当者へ連絡してください。
今までと違うポイント
・個々で発注しない
・経費ノートへ領収書を貼る作業を発注担当者が行う
今後、貼るのは領収書だけはありません。
インボイスを貼ることになります。
【発注担当者向け】
基本的ルール
※発注担当者が複数いる場合は何を購入しているか、商品を受け取ったかなど情報共有してください。
※インボイスは全て印刷して経費ノートへ貼ります。データがある場合はデータ保管します。
※インボイス非対応の店舗などから購入した場合、現金出納帳の「インボイス非対応」へ○入れる
・必要なものが発生した場合、発注担当者へ購入を依頼する
・発注担当者が注文する
・注文確認などのメールが届いたらメールフォルダの「注文履歴{店舗名}」へ移動する
（随時届くメールを移動）基本発注担当者
商品が届いたら
受け取った方が支払いをし、現金出納帳へ入力する（今までと同じ個所）
領収書と商品を一緒に発注担当者へ渡す
発注担当者は商品を開梱し、数量、商品、インボイスの確認 ※同梱されている場合やネットからダウンロードする場合など様々と想定されます）
依頼者へ商品を渡す
以下発注担当者の事務処理
【インボイスが紙のみ場合】
インボイスと領収書を一緒に経費ノートへ貼る
現金出納帳へ入力（現金支払いの場合）
【インボイスがデータ場合】
インボイスを印刷し、領収書と一緒に経費ノートへ貼る
現金出納帳へ入力（現金支払いの場合） データに〇を入れる
インボイスのデータをGoogleドライブへ保管する（インボイスデータ保管の方法参照）
【インボイスが無い場合】
購入した店舗がインボイス対応していない場合、発行されません。
領収書を経費ノートに貼る
現金出納帳のインボイス非対応に〇を入れる
・備品をホームセンターなどで購入する場合、着払いで支払いをした場合
基本的ルール
インボイス対応か非対応かをレシート、領収書などで確認を行い、非対応の場合、現金出納帳の「インボイス非対応」へ○をする
購入者が行うこと
基本的に変わりません。
経費処理される方
レシート、領収書などを見てインボイス対応か非対応か確認を行う。
現金出納帳への入力、経費ノートへ貼り付ける
【インボイス対応の場合】
今までと同じ
【インボイス非対応の場合】
現金出納帳へ入力時、インボイス非対応に〇をする
インボイスデータ保管の方法
データ保管場所：Googleドライブ
保管ルール
インボイスをダウンロードし、ファイル名を現金出納帳の日付＋記載項目.pdfで保存する
例231006インク代エコインク.pdf
出納帳に乗らないもの（口座引き落としなど）は請求日または受信日＋内容
例231006佐川請求.pdf
月別（伊那、諏訪は別フォルダ）に保管
飯田は月別
※各店舗で月毎フォルダを作ってください
ヤフオク関連
※2023年10月末の請求が出ないとわからない為、今後更新予定
月末になったらヤフーからの請求をダウンロードして保管する
伊那、諏訪は同じアカウントの為、全てまとめてになります。
実際の書類は多分月末の締め以降でないので見ることは出来ませんが、まとめたデータで保管します。
（伊那諏訪でわけることは不可能）
飯田は特に影響なし。
ダウンロードして保管のみとなります。
ファイル名 yymmddヤフオク.pdf
佐川急便の関係（伊那はネットチームと飯田）
佐川急便から[佐川急便] 請求内容確定のご案内のメールが届いたら
佐川スマートクラブ（送り状を作成するところ）へログインし、
お客様設定サポート 利用状況の照会
電子請求書発行サポート
を開く（クイックメニューに追加すると便利）
運賃請求書発行のボタンを押し、該当月の請求書（pdf)をダウンロード
ファイル名をyymmdd佐川急便請求書.pdfとして所定のフォルダへ保管する
→Googleドライブ 共有アイテム 請求書等保存データに月別に保存
概ね請求書は月初にメールが来ます。
ヤマト運輸の関係（主に諏訪）
webで請求書がダウンロード出来る場合はダウンロードする
ファイル名をyymmddヤマト運輸（諏訪）便請求書.pdfとして所定のフォルダへ保管する
→Googleドライブ 共有アイテム 請求書等保存データに月別に保存
【お酒】蔵王様
保管する書類
売買契約書
計算書
※売買契約書が届き、買取を依頼した後に計算書が届きます。一旦、売買契約書はキープします。
また、管理表へ入力する売上日は「計算書の発行日」としてください。（今までは振込日）
ファイル名
yyyymmdd_店舗記号_書類名_元々のファイル名.pdf
としてください。元々のファイル名はそのまま残し、前に追加します。
・yyyymmdd：計算書が発行された日
例：計算書に記載されている発行日 2023/10/21の場合 20131021、2023/5/1の場合、20230501
・店舗記号
飯田店：i（小文字のアイ）
諏訪店：s（小文字のエス）
伊那店：n（小文字のエヌ）
・書類名
売買契約書、計算書
例：2023/10/18に売買契約書が届き、10/21発行の計算書が届いた場合
20231021_i_売買契約書_xxxxxx.pdf
20231021_i_計算書_oooo.pdf
保管場所
Googleドライブ
共有アイテム→50お酒管理（各店舗）→卸販売見積もり→00蔵王→2023年10月～
